L’archivage en ligne, à quelles conditions ?

Une garantie contre la perte de données !

Avec l’archivage en ligne, on évite le risque de tout perdre si notre ordinateur plante. Ceci dit, qui n’a pas aujourd’hui une copie de sauvegarde sur un disque dur externe ? Les étourdis et les imprévoyants… Evidemment, face au cambrioleur qui auraient tendance à tout emporter, ordi + disque dur externe, la parade ne sera d’aucune utilité si vous ne planquez pas le disque dur externe chaque matin avant de partir au travail…

Une accessibilité plus grande à ses données…

L’autre avantage de l’archivage en ligne est la possibilité d’accéder à ses données de tout autre endroit. Cela se révèle souvent fort précieux lorsque l’on a au moins deux ordinateurs…

Pour autant, est-ce bien raisonnable ?

Après tout, vous confiez vos données à un prestataire vous ne savez pas grand chose.  Se pose le problème de la confidentialité de vos données !

1ère condition :

Crypter vos données vous-même. J’ai pris le parti de ne mettre en ligne que des fichiers cryptés. Peu importe que le service d’archivage, propose cette solution. Je le gère moi-même.
Du coup, j’ai pris l’habitude de crypter mes fichiers sur mon pc. J’ai évidemment un firewall/parefeu mais pour avoir un peu creusé la question, il m’a semblé judicieux de ne pas m’en remettre totalement à mon parefeu.
L’opération me prend quelques secondes et m’ôte toute inquiétude.

2è condition :

Confier ses données à un prestataire qui pourrait disparaître justifie de les confier à 2 prestataires.
Petite histoire édifiante… Peut-être connaissez-vous Mediamax ou The Link Up. Il s’agit du même prestataire. Son offre était particulièrement attrayante avec un espace d’archivage gratuit de 25 GB. Qui fait mieux ??? Inutile de chercher à en profiter car The Link Up annonce leur fermeture le 8 août. Ceux qui avaient profité de l’offre ont jusqu’à cette date pour récupérer leurs données car “tout doit disparaître”.

3è condition :

Confier manuellement ses fichiers et ses données à un serveur d’archivage, c’est bien. Trouver une solution de sauvegarde automatique, c’est mieux.

Voilà pourquoi, mon choix s’est porté sur Mozy.

Synchroniser vos listes de tâches sous Palm avec une liste en ligne Web 2.0

Pourquoi chercher encore un gestionnaire de notes ? Parce qu’aucun de ceux que j’ai pu tester en 2007 ne permettait de synchroniser avec mon palm et le palm desktop. Or, c’est a priori, ce que Toodledo nous promet ! Remember The Milk propose partiellement cette possibilité dans la version pro payante et seulement avec Iphone/Ipod ou les Pocket PC (Windows Mobile). Bref, rien qui me convienne pour l’instant.

Avant toute chose, je dois dire que je suis un utilisateur de Remember The Milk - de très longue date. J’apprécie tout particulièrement la possibilité d’un partage collaboratif des tâches et son intégration dans Google Agenda. Et bien d’autres choses encore. D’autre part, ce que j’ai longtemps considéré à tort comme un gros défaut de RTM, pour un usage professionnel, tenait au fait qu’il n’y a pas - en apparence - d’archivage des tâches effectuées et donc aucun moyen de vérifer qu’une tâche a été réalisée et à quelle date ! Or, j’ai découvert récemment par hasard qu’il n’en est rien et que les tâches sont effectivement archivées. Il suffit pour les retrouver de passer par le module de recherche avancée.

Au premier contact, l’interface de Toodledo semble plus confuse que RTM. Mais passée cette première - fausse - impression, on découvre dans la partie configuration, qu’un archivage des tâches de 6 mois est proposé dans la version gratuite et au-delà pour la version payante.

Autre point positif : tout comme RTM, il est possible d’intégrer Toodledo à Google Agenda. L’option est proposée dans la page Calendar. L’implémentation fonctionne de la même manière. Mais, pour une bien meilleure visualition des tâches, on se servira du calendrier proposé dans Toodledo dans la mesure où la tâche apparaît seulement les jours où elle doit être réalisée. La vue est limitée au mois dans la version gratuite.

Enfin la cerise ! Toodledo dispose d’une fonction d’importation et d’exportation des tâches dans de nombreux formats : palm pda, xml, csv, txt, ical. Je trouve enfin ce que je cherchais. Dans un précédent billet, je soulignais l’importance d’utiliser des outils qui permettent l’importation et l’exportation des données. Avec Toodledo, j’ai trouvé un outil tout à fait satisfaisant.

J’ai donc commencé par rapatrier dans Toodledo mes tâches localisées dans RTM sans rencontrer de problème. En revanche, sur l’importation des données depuis Palm Desktop, pour l’instant, je bloque... Après quelques recherches, je suis parvenu à identifier l’origine du problème d’importation des fichiers pda ; il était dû aux icônes qu’Agendus permet d’associer aux tâches. Après avoir désactivé ces icônes, qui n’existent pas dans palm desktop, le problème a été résolu.

Reste à le tester sur la longueur et surtout à regarder en détail le comparatif détaillé entre RTM et Toodledo. Très convaincant ! Non ?

“Fournisseur pour Google Agenda”

Philipp Kewish a eu la bonne idée de proposer aux utilisateurs de Sunbird et accessoirement de Lightening, les calendriers Mozilla proposés en alternative à Outlook, un moyen de synchroniser en lecture et écriture avec Google Agenda.

J’ai testé et cela fonctionne. J’ai constaté quelques lenteurs au moment de la synchronisation. Reste à voir à l’usage…

L’extension s’appelle modestement “Fournisseur pour Google Agenda” ; pour ma part, je l’aurais appelé la solution de syncrhonisation (gratuite) tant attendue… Entre temps, et parce que je demeure un utilisateur de Palm, j’ai opté pour la solution payante Companion Link qui me donne entière satisfaction.

On pourra lire une brève mais utile présentation dans le carnet web de Pascal Chevrel.

Remember the Milk

Qui ne connaît pas la sympathique tête de vache de RTM ? Ce billet n’a pas vocation à présenter un produit déjà largement utilisé, ni à signaler des nouveautés. Mais, à pointer ce qui manque encore à RTM (pour un usage professionnel) pleinement satisfaisant…

Une lacune tient à l’absence d’archivage des tâches accomplies. Cette fonctionnalité n’a pas été prévue - sans doute parce que trop gourmande à terme en stockage. Il reste la possibilité de créer une catégories ‘archives’ dans laquelle placer les tâches une fois accomplies. Cependant, dans ce cas, on ne sait pas à quelle date, elles ont été accomplies. C’est encore à nous, utilisateurs, de renseigner la date - éventuellement en note ou comme échéance.
Un autre regret concerne l’absence de calendrier implémenté… Devoir taper la date en toute lettre plutôt que de cliquer m’apparaît toujours comme une forme d’archaïsme.

Les points forts résident dans l’intégration avec d’autres outils (Netvibes, Google Calendar), la possibilité de rediriger des emails pour en faire des mémos ou des tâches (à la façon d’Outlook) et la possibilité de partager ses tâches avec des collaborateurs. Enfin, RTM est consultable depuis n’importe où via internet.

En matière d’ergonomie, je ne vois pas trop l’intérêt de la “vue d’ensemble” qui fait un peu doublon avec les autres modes d’affichage, me semble-t-il. Mais, un usage plus intensif de l’outil aura peut-être raison de cette première impression.

Netvibes et la sécurité défaillante des API

Le concept de Netvibes me plaît. A plus forte raison parce que sur mon lieu de travail les critères de sécurité ne me laissent pas la main…sur le choix du navigateur, les logiciels que je peux installer, etc. Depuis l’avènement des multiples solutions web 2.0 développées depuis 3 ans, l’essentiel ne se joue plus en local mais en ligne. Dans mon cas, les restrictions imposées par la sécurité informatique n’ont fait que renforcer mon adhésion.

Bref, l’important ne se trouve plus sur le bureau de travail…le fameux desktop. Mais bien dans le navigateur.

Netvibes me permet de retrouver un peu au sein d’un même environnement les applications auxquelles je suis habitué et que j’apprécie : les différents services google (gmail, gcalendar, googledocs, google notebook, rememberthemilk, mp3tunes, meebo, box.net, etc.) soit toutes mes données.

Problème : les failles de sécurité qui ressurgissent régulièrement. Bien sûr, le problème ne touche pas uniquement Netvibes (comme en février dernier) et concerne tout autant igoogle, eskobo, protopage, favoor, etc. ! Le “mérite” dans le cas de netvibes, étant donné sa renommée, est pédagogique. C’est plutôt la technologie utilisée et certaines procédures de validation qui ne sont pas encore toujours et partout en place.
Cependant, ces procédures de validations risquent encore de freiner le dynamisme des développeurs individuels.

Faut-il céder à la paranoïa ? Non, bien sûr mais il faut sans doute cloisonner un certain nombre de fonctions. Identifier les activités sensibles que l’on peut avoir sur internet et leur garder un traitement spécial. On peut imaginer de créer une adresse email spéciale pour toutes les tâches administratives et bancaires. Certes, c’est un peu fastidieux. Mais, on évite les bouffées d’angoisse. Et on garde l’adresse courante pour netvibes et les autres.

Ce qui manque encore, maintenant que le risque est avéré, c’est la pédagogie. Dans le cas de Netvibes, que je connais le mieux puisque je l’utilise au quotidien, je dirais qu’avertir les internautes qu’ils assument la responsabilité en cas d’utilisation d’un widget externe - c-à-d développé par quelqu’un qui ne fait pas partie de Netvibes - me paraît un peu court. Il faudrait expliquer aux utilisateurs quelles informations ne pas intégrer dans Netvibes et leur proposer une véritable stratégie d’utilisation des widgets.

Pour poursuivre la réflexion : un article de Net Actuality http://www.net-actuality.org/news/4859-la-forteresse-netvibes-craquee.html

et Journal du Net : http://www.journaldunet.com/solutions/0702/070207-netvibes-faille.shtml

La synchronisation des tableurs, la solution ?

J’utilise d’ordinaire Google Spreadsheets un peu par habitude et parce que c’est plus simple dans la mesure où je suis un utilisateur de Gmail et Google Calendar. Mais, l’utilisation professionnelle me pose un problème. Du coup, je suis retourné voir Zoho Sheet et Thinkfree qui ne manquent pas d’intérêt non plus.

Les trois gèrent maintenant les caractères accentués : les accents, les cédilles,… C’est une bonne chose. Ils gèrent aussi les notes.

Cependant, les trois ont la même lacune. Aucun ne permet de charger de fichier par email. Google Calendar annonce que ce sera bientôt possible. Mais, cette annonce date déjà un peu et toujours rien.

Le fait est que cette fonction existe dès lors que l’on se contente d’envoyer un fichier texte. Sans doute est-ce plus compliqué pour les tableurs.

Ce n’est pas très gênant, me direz-vous. Certes. Mais, cela me permettrait de créer une petite macro pour envoyer mes fichiers en ligne avant de fermer l’application quand je travaille en local sur mon pc. D’ailleurs, en supposant que j’arrive à mettre en place cette macro, je ne me simplifierais la vie que partiellement. Il me faudra toujours faire la manipulation inverse : enregistrer manuellement le fichier modifié en ligne sur ma machine (et surtout ne pas oublier!).

Thinkfree propose actuellement LA solution : une fonction de synchronisation. Elle est visible pour les utilisateurs lambda. Mais réservée pour le moment aux beta testeurs version premium. Il faudra encore attendre un peu pour se faire une idée et se réjouir.

File Sync

No need to manage uploading the latest changes you made when you were offline.
File Sync handles it for you and updates the latest file information.

Reste évidemment en attendant une solution très simple et radicale : travailler uniquement avec un tableur en ligne. La règle voudrait que l’on ne travaille que sur un support pour éviter de modifier les deux fichiers en des points différents. Pour ma part, je résiste à la tentation de travailler uniquement en ligne car certaines fonctionnalités ou formules un peu excentriques et tout particulièrement celles suggérées par les gourous d’Excel ne sont pas gérées par ces outils. (D’ailleurs, je trouve un peu agaçant qu’il ne soit pas possible d’afficher les cellules masquées avec GG spreadsheets). Et, je me vois mal corriger, simplifier ou refaire le fichier d’un collègue si cela ne se justifie pas.

En revanche, rien ne m’empêche de travailler exclusivement en ligne pour les fichiers dont je suis l’auteur.

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Google Reader et ses possibilités insoupçonnées

Quel est le principal défaut de Google Reader ? Si comme moi, vous l’avez adopté au quotidien vous conviendrez sans doute que c’est l’absence de moteur de recherche. Et pourtant, tout n’est pas perdu, comme le montre l’image ci-dessous.

Inutile de chercher dans les paramètres une fonction qui aurait échappé à votre vigilance. La solution est proposée par John Marshall et Ionut Alex Chitu avec un script à intégrer à Greasemonkey dans Firefox. La manip n’est ni simple ni rapide mais j’ai réussi à faire fonctionner le script de Ionut. (Mais impossible de faire fonctionner celle de John).

Pour plus de fonctionnalités, on consultera une ressource très riche sur les possibilités d’optimisation de Google Reader qui se trouve sur le blog Mitchelaneous : Productive Google Reader Tips et Get more from Google Reader Guide. Je n’en mentionnerai qu’une seule : en utilisant la touche ‘u’ on masque le bandeau de gauche avec la liste des fils.

Optimisez Google Calendar avec Google Calendar Notifier

Google Calendar Notifier est le pendant de Gmail Notifier ! Il vous alerte lorsque vous avez des événements en cours. Il se loge discrètement dans votre navigateur Firefox en bas à droite. Et vous évite d’ouvrir à tout bout de champ Google Calendar (Gcal) ou vous évite de le laisser en permanence ouvert dans votre navigateur.

Si vous êtes adepte de Gmail Notifier ou de Gmail Manager, vous serez conquis par Google Calendar Notifier. Il suffit de récupérer dans les paramétrages de Googel calendar l’url au format xml qui correspond à votre calendrier. Attention de choisir le lien xml privé si vous n’avez pas paramétré votre calendrier en mode public.
Puis, vous allez dans ‘option’ (après un clic droit sur l’icone en forme de calendrier en bas à droite du navigateur), vous collez le lien dans feed url en choisissant une couleur et un nom… éventuellement le même que dans Gcal. Et cela fonctionne.

A présent que vous n’avez plus la nécessité d’ouvrir à tout moment Gcal pour connaître les événéments du jour, il reste encore une amélioration à apporter… pour ceux qui ne sont pas déjà passés à la version Firefox 2.0, à savoir installer le Google Calendar Quick Add qui vous évite d’ouvrir Gcal pour ajouter un nouvel événement. Bien pratique. Espérons que son auteur lui donnera une suite.

Synchroniser Palm desktop avec Google Calendar

Depuis quelques mois, Companion Link Software propose un outil gratuit pour transférer vos événements depuis Palm Desktop (ou Outlook, Lotus Notes, Groupwise) vers votre votre compte Gcal… encore faut-il avoir un compte gcal. Ce petit logiciel s’appelle gMigrate et il est très simple d’utilisation. Une fois installé, il suffit d’indiquer votre adresse gmail et votre mot de passe. Et le tour est joué.

En revanche, gMigrate ne permet pas le transfert de vos données sous Google calendar vers Palm Desktop. Si vous voulez une synchronisation complète, il faudra débourser 30 dollars et acheter Companion Link for Google Scholar. Cela tombe bien le dollars a encore baissé.

Je n’ai rencontré aucun problème avec gMigrate contrairement à Companion Link for Google Scholar (CLGS) qui n’avait pas fonctionné lorsque je l’avais testé, il y a un an, sous Windows 98, 2000 et XP… mais c’était au lancement de CLGS.