Synchroniser vos listes de tâches sous Palm avec une liste en ligne Web 2.0

Pourquoi chercher encore un gestionnaire de notes ? Parce qu’aucun de ceux que j’ai pu tester en 2007 ne permettait de synchroniser avec mon palm et le palm desktop. Or, c’est a priori, ce que Toodledo nous promet ! Remember The Milk propose partiellement cette possibilité dans la version pro payante et seulement avec Iphone/Ipod ou les Pocket PC (Windows Mobile). Bref, rien qui me convienne pour l’instant.

Avant toute chose, je dois dire que je suis un utilisateur de Remember The Milk – de très longue date. J’apprécie tout particulièrement la possibilité d’un partage collaboratif des tâches et son intégration dans Google Agenda. Et bien d’autres choses encore. D’autre part, ce que j’ai longtemps considéré à tort comme un gros défaut de RTM, pour un usage professionnel, tenait au fait qu’il n’y a pas – en apparence – d’archivage des tâches effectuées et donc aucun moyen de vérifer qu’une tâche a été réalisée et à quelle date ! Or, j’ai découvert récemment par hasard qu’il n’en est rien et que les tâches sont effectivement archivées. Il suffit pour les retrouver de passer par le module de recherche avancée.

Au premier contact, l’interface de Toodledo semble plus confuse que RTM. Mais passée cette première – fausse – impression, on découvre dans la partie configuration, qu’un archivage des tâches de 6 mois est proposé dans la version gratuite et au-delà pour la version payante.

Autre point positif : tout comme RTM, il est possible d’intégrer Toodledo à Google Agenda. L’option est proposée dans la page Calendar. L’implémentation fonctionne de la même manière. Mais, pour une bien meilleure visualition des tâches, on se servira du calendrier proposé dans Toodledo dans la mesure où la tâche apparaît seulement les jours où elle doit être réalisée. La vue est limitée au mois dans la version gratuite.

Enfin la cerise ! Toodledo dispose d’une fonction d’importation et d’exportation des tâches dans de nombreux formats : palm pda, xml, csv, txt, ical. Je trouve enfin ce que je cherchais. Dans un précédent billet, je soulignais l’importance d’utiliser des outils qui permettent l’importation et l’exportation des données. Avec Toodledo, j’ai trouvé un outil tout à fait satisfaisant.

J’ai donc commencé par rapatrier dans Toodledo mes tâches localisées dans RTM sans rencontrer de problème. En revanche, sur l’importation des données depuis Palm Desktop, pour l’instant, je bloque... Après quelques recherches, je suis parvenu à identifier l’origine du problème d’importation des fichiers pda ; il était dû aux icônes qu’Agendus permet d’associer aux tâches. Après avoir désactivé ces icônes, qui n’existent pas dans palm desktop, le problème a été résolu.

Reste à le tester sur la longueur et surtout à regarder en détail le comparatif détaillé entre RTM et Toodledo. Très convaincant ! Non ?

Remember the Milk

Qui ne connaît pas la sympathique tête de vache de RTM ? Ce billet n’a pas vocation à présenter un produit déjà largement utilisé, ni à signaler des nouveautés. Mais, à pointer ce qui manque encore à RTM (pour un usage professionnel) pleinement satisfaisant…

Une lacune tient à l’absence d’archivage des tâches accomplies. Cette fonctionnalité n’a pas été prévue – sans doute parce que trop gourmande à terme en stockage. Il reste la possibilité de créer une catégories ‘archives’ dans laquelle placer les tâches une fois accomplies. Cependant, dans ce cas, on ne sait pas à quelle date, elles ont été accomplies. C’est encore à nous, utilisateurs, de renseigner la date – éventuellement en note ou comme échéance.
Un autre regret concerne l’absence de calendrier implémenté… Devoir taper la date en toute lettre plutôt que de cliquer m’apparaît toujours comme une forme d’archaïsme.

Les points forts résident dans l’intégration avec d’autres outils (Netvibes, Google Calendar), la possibilité de rediriger des emails pour en faire des mémos ou des tâches (à la façon d’Outlook) et la possibilité de partager ses tâches avec des collaborateurs. Enfin, RTM est consultable depuis n’importe où via internet.

En matière d’ergonomie, je ne vois pas trop l’intérêt de la “vue d’ensemble” qui fait un peu doublon avec les autres modes d’affichage, me semble-t-il. Mais, un usage plus intensif de l’outil aura peut-être raison de cette première impression.

TodoList 5.1 et Diagrammes de Gant

La nouvelle version 5.1 apporte quelques nouveautés d’importances variées. Une en particulier mérite d’être fortement soulignée. Il s’agit de la possiblité d’exporter les fichiers au format xml et notamment dans un outil de gestion de projet avec diagramme de Gant comme Gant Project. J’ai testé et cela fonctionne. D’autres formats d’export sont aussi proposés : txt, html, csv. Une raison supplémentaire de l’adopter.

Gestionnaire de Listes et Emploi du temps

Dans mon précédent post, je présentais ToDoList 4.10.2 en chantant ses louanges. Je faisais aussi remarquer que ce qui manque à ce type d’outil, c’est en complément un emploi du temps ou bien la possibilité d’y intégrer ses données de façon automatisée. Il est toujours déplaisant de s’apercevoir que l’on n’a pas pris en compte un autre projet prévu au même moment ou les jours de congés d’un collègue ou encore l’accumulation de week-ends et de jours fériés dans l’organisation d’un projet. J’aurais dû préciser que l’absence d’emploi du temps ne concerne pas seulement ToDoList mais aussi VIP simple To Do List. Et bien d’autres…
Or, j’ai retrouvé dans mes bookmarks un logiciel qui couple les deux services : organisation de liste de tâches ou de projets et emploi du temps. Il s’agit d’Achieve Planner, produit payant décliné en deux versions : 49 US dollars version standard et 79 US dollars version pro.

J’ai testé un peu le logiciel ; et je l’ai trouvé tout à fait intéressant, suffisamment pour l’examiner un peu plus avec beaucoup de fonctionnalités inspirées de différentes philosophies des gourous américains de la ‘productivité personnelle’. Il faut fouiller un peu.
L’inconvénient, c’est que la version en test gratuit ne vous permet pas d’enregistrer des données. Autrement dit, si vous entrez des données pour en étudier le fonctionnement il faut prévoir de faire le test en une seule séance ou alors de rentrer à nouveau les données à chaque fois. Et, il y a suffisamment de fonctionnalités pour mériter d’examiner ce logiciel en 2 ou 3 fois si l’on veut avoir une vue exhaustive. C’est dommage. Mais à examiner malgré tout. Si je décide à l’adopter, je ferai un compte rendu.

ToDoList, très bel outil léger pour gérer ses tâches voire ses projets

J’ai signalé récemment le post de Brian Benzinger consacré aux gestionnaires de listes. J’en utilise moi-même pour gérer mes tâches professionnelles depuis que j’ai lu LE livre de David Allen. Je ne résiste pas à l’envie de signaler un produit gratuit tout à fait remarquable et qui me paraît encore trop peu connu. Il s’agit de ToDoList 4.10.2 qui à mon sens vaut très largement : VIP Simple To Do List.

Il y a plusieurs mois que j’utilise cet outil gratuit et opensource. Je l’ai adopté parce qu’il permet d’organiser ses tâches en arborescence. A chaque tâche peut-être associé une catégorie, une échéance, une alerte, un pourcentage de réalisation, un nom de personne, un niveau d’urgence, un niveau de risque, un coût, un identifiant, un suivi horaire, etc. Voir l’image ci-dessous.

 

Bref, un petit bijou ! Dernier petit détail. Il est très léger et fonctionne parfaitement sur une clef USB.

Ce qui à mon sens manque encore, c’est l’intégration automatique des tâches dans un emploi du temps. En effet, cet outil permet d’analyser et de décomposer les étapes d’un projet, d’estimer le temps à prévoir pour chacune des étapes et les échéances. En revanche, il ne permet pas de s’assurer que l’emploi du temps dont on dispose permettra de gérer simultanément toutes les projets – d’où l’importance d’un outil qui permette d’afficher les tâches en mode emploi du temps.

25 Gestionnaires de listes

Brian Benzinger, l'auteur de l'indispensable blog Solution Watch, propose aujourd'hui un post dans lequel il présente une vingtaine d'outils de gestion de listes ('Todo List'). Les lecteurs de Getting Things Done en sont particulièrement friands – et à juste titre, puisque c'est un élément clé de la démarche du GTD.

La présentation de Brian Benzinger est succincte : quelques lignes seulement pour présenter chacun. Et, il a eu la bonne idée de nous donner son Top 5 :Orchestrate, Tada List, Wallnote, Remember the milk, Rough Underbelly. Sur les 5, je n'en connaissais que 2. Et vous ?